PRIVACYVERKLARING BOND VAN GENTSE GERMANISTEN (GDPR/AVG)

1. WELKE GEGEVENS HOUDT DE BGG BIJ VAN ZIJN LEDEN?
Volgende gegevens worden bijgehouden:
- Voornaam, naam
- Postadres
- Afstudeerjaar (als licentiaat of master)
- E-mailadres indien meegedeeld
- Telefoon (vast en/of mobiel) indien meegedeeld.

2. WAAR WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
De gegevens worden bewaard op een elektronische drager bij een van de bestuursleden van de BGG.

3. WORDEN DE GEGEVENS DOORGEGEVEN AAN DERDEN?
De gegevens worden niet doorgegeven aan anderen, waarbij volgende uitzonderingen gelden:
- Een reservekopie van de actuele gegevens, bestaande uit de leden die effectief hebben betaald, kan periodiek aan een tweede bestuurslid worden toevertrouwd, zodat het gegevensbestand kan worden hersteld bij verlies of beschadiging.
- De gegevens van aangemelde leden worden doorgegeven aan de centrale alumniwerking van de Universiteit Gent, tenzij het BGG-lid kenbaar maakt dat hij/zij dat niet wil.
- Voor de verzending van nieuwsberichten per e-mail worden de actuele e-mailadressen van betalende leden doorgegeven aan het bestuurslid dat voor de verzending instaat.
- Voor de verzending van het Jaarboek kunnen de postadressen van de betalende leden worden doorgegeven aan een firma die de verzending behartigt en die de adressen uitsluitend en eenmalig voor die verzending mag gebruiken.
- Na de reünie van een afstudeerjaar wordt soms gevraagd om gegevens van het betrokken afstudeerjaar te delen met jaargenoten. De BGG kan dit doen, maar verstrekt in dit geval alleen de gegevens van personen die daartoe de toestemming geven.

4. HOE LANG WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
De gegevens worden zonder beperking in de tijd bewaard, tenzij de betrokkene vraagt om schrapping (zie punt 5). Gegevens van oud-leden die niet meer betaald hebben, worden apart bewaard met het oog op een beperkt aantal uitnodigingen om weer lid te worden en met het oog op uitnodigingen voor toekomstige reünies. Gegevens van niet-leden die werden verkregen tijdens de voorbereiding van een reünie, worden apart bewaard met het oog op uitnodigingen voor toekomstige reünies; deze gegevens worden in geen geval aan derden doorgegeven, ook niet aan de centrale alumniwerking van de Universiteit Gent.

5. RECHT OP INZAGE EN OP SCHRAPPING
Leden en niet-leden mogen te allen tijde vragen welke gegevens de BGG over hen bijhoudt. Zij mogen te allen tijde vragen om de gegevens geheel of gedeeltelijk te schrappen. Het verzoek wordt liefst schriftelijk meegedeeld, bijvoorbeeld per e-mail, en mag worden gericht aan een van de bestuursleden. Aan het verzoek wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de drie weken voldaan.

6. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?
De gegevens van de betalende leden worden gebruikt:
- Voor de verzending van nieuwsberichten en administratieve mededelingen van de vereniging
- Voor de verzending van het jaarboek van de vereniging
- Voor correspondentie rond de organisatie van een reünie voor het afstudeerjaar waarbij het lid betrokken is.

De gegevens van oud-leden worden gebruikt:
- Voor een beperkt aantal uitnodigingen om weer betalend lid te worden
- Voor correspondentie rond de organisatie van een reünie voor het afstudeerjaar waarbij het oud-lid betrokken is.

De gegevens van niet-leden die werden verkregen naar aanleiding van de organisatie van een reünie worden gebruikt:
- Voor correspondentie rond de organisatie van een (volgende) reünie voor het afstudeerjaar waarbij het niet-lid betrokken is.

7. GEGEVENSBESCHERMING
De bestuursleden die beschikken over persoonsgegevens nemen de nodige maatregelen om verlies of diefstal van de gegevens te vermijden. Bij het versturen van groepsmails worden de adressen van de betrokkenen niet zichtbaar gemaakt. Als data worden onderschept of als daaromtrent een vermoeden ontstaat, worden de bevoegde instanties hierover ingelicht binnen de wettelijke termijn van 72 uur. Ook de potentieel benadeelde betrokkenen worden ingelicht.